Automatyzacja faktur i księgowości z wykorzystaniem OCR

Faktury przychodziły jako pliki PDF, skany, EDI i zdjęcia paragonów, a pracownicy ręcznie przepisywali ich dane. Wprowadzanie i uzgadnianie było powolne, a błędy często wychodziły na jaw dopiero podczas późniejszego rozliczenia.

• Dostawcy używali różnych formatów i kanałów przesyłania.
• Pracownicy ręcznie wpisywali dostawcę, kwoty i dekretację.
• Uzgodnienie z zamówieniem wymagało kolejnego powtarzalnego kroku.
• Błędy trudno było odtworzyć po kilku tygodniach.

Większość faktur zawiera rozpoznawalne pola, które można wyodrębnić przez OCR. Nietypowe dokumenty i odczyty o niskiej pewności można przekazać pracownikom, a rutynowe obsługiwać automatycznie.

• Wyodrębnianie standardowych pól z różnych formatów.
• Porównywanie faktur z zamówieniami i potwierdzeniami odbioru.
• Stosowanie reguł księgowych opartych na wcześniejszych dekretacjach.
• Eskalowanie wyjątków zamiast księgowania niepewnych danych.

Zbudowaliśmy potok OCR, który wyodrębnia dane faktur, przeprowadza uzgodnienie trójstronne i stosuje reguły dekretacji. Zgodne dokumenty trafiają do akceptacji w ERP, a niepewne przypadki weryfikuje księgowość.

• Obsługa faktur z e-maila, skanów, EDI i zdjęć.
• Sprawdzanie danych względem zamówień i odbiorów.
• Przekazywanie zweryfikowanych faktur do istniejącego ERP.
• Ręczna weryfikacja odczytów o niskiej pewności i rozbieżności.